©2018 by Andy Barbosa

Está com dificuldades para “vender” seu projeto ágil ou conquistar apoio executivo para a mudança? Você precisa ler isso...

March 25, 2019

Colegas,

 

Mudanças Organizacionais, nas quais se incluem a Transformação Digital e Ágil, não é uma coisa simples. É uma grande transformação. E transformação subentende-se ruptura!

 

Dá pra compreender?

 

Essa ruptura envolve muitos aspectos: estruturais, funcionais, processuais e, principalmente, psicológicos, por mais que alguns defendam que o Framework X ou Y é o melhor, ou que XYZ seja a bala de prata, enfiando garganta abaixo das pessoas novos processos sem mostrar a elas o propósito daquilo e o que tem por trás de tudo.

 

Muitos acreditam que fazendo isso, aos poucos as pessoas se adaptarão, o que em partes é verdade,  mas não é tudo. Outros creem que mudando partes do sistema, a soma dessas mudanças será capaz de transformar todo o ambiente.

 

Quem acredita nisso, sugiro que leia sobre a Gestalt, e poderá sentir essa visão de que o TODO é a soma das suas partes ruir!!!

 

O gestaltismo defende que, para compreender as partes, primeiro precisamos compreender o TODO. E não se pode compreender ou projetar o TODO a partir das partes, pois o TODO é uma outra coisa, e esta outra coisa não é o mesmo que a soma de todas as suas partes.

 

Complexo né?

 

Esse é um assunto realmente profundo e labiríntico, mas estou estudando muito sobre isso para compreender os motivos do porque alguns modelos de gestão ágil não apresentarem casos comprovados de sua eficácia e eficiência nas organizações.

 

Bom, de qualquer forma eu acredito nisso! E sabem o motivo?

 

Primeiro, porque os poucos colegas que já enfrentaram na prática esse desafio de transformar, pensam da mesma forma, e eu sou um deles.

 

Segundo, porque sem o apoio executivo, as mudanças de fato não ocorrerão. Você até pode adotar um Framework, mudar os processos de um, dois, 50 times, fazer as pessoas executar novas formas de trabalho, mas isso não muda a forma delas pensar e nem de agir.

 

Sem a compreensão de fato, elas farão força para realizar as coisas, para “fazer ágil”. Assim, isso não será algo natural e orgânico, muito menos sustentável! Além disso, sem mudança no mindset das lideranças e alta gestão, seu processo “ágil” será constantemente prejudicado, por meio das interferências externas do TODO, da qual a sua parte faz parte.

 

Muitas vezes funciona. Mas apenas quando e enquanto existir uma pessoa atuando como capataz, vigiando e “chicoteando” as outras pessoas para que cumpram os ritos e sigam o guide!

 

Eu costumo enfatizar que, mesmo existindo o fato de muitos colegas das novas gerações não terem vivenciado isso, estamos passando pela mesma situação que ocorreu há alguns anos, durante a adoção dos processos de qualidade total, a ISO algum número qualquer!

 

Inicialmente as empresas, e as pessoas, faziam “força” para ter e atender os processos de qualidade. E por que?

 

Porque elas continuavam pensando da forma tradicional e executando processos complementares para garantir a qualidade. Executavam trabalho extra, adicional, e penoso para atender os requisitos da TQM. Não era nada natural. Era tudo a fórceps!

 

É mais ou menos o que acontece hoje com muitas organizações “ágeis”, que fazem força para aplicar o framework. Não acha?

 

Muitos especialistas na época também acreditavam que bastava aplicar o manual da ISO (framework da TQM) e, por osmose, as pessoas iriam mudar sua forma de pensar e agir. Mas isso não aconteceu, gerando diversas frustrações nas organizações que investiram na TQM.

 

E quando isso mudou? Quando a qualidade total passou a fazer parte dessas organizações, sem ser um peso ou algo que se fazia força para obter? Eu lhes digo...

 

Isso mudou quando se transformou a forma de pensar qualidade.... Quando as pessoas compreenderam que precisavam pensar diferente e por que! Inclusive os gestores, precisaram deixar de ver a ISO como uma estratégia de marketing e vendas, e compreenderam as reais vantagens econômicas, financeiras e comportamentais da filosofia.

 

Isso só funcionou quando as pessoas incorporaram aquelas práticas no seu dia a dia, no seu processo normal e natural de trabalho levando, inclusive, muitas dessas práticas para sua casa. Vamos lá.... 5S, coleta seletiva, vem de onde?

 

Será que adianta ter lixeiro azul para papéis, vermelho para plásticos, marrom para orgânicos, etc., etc., se a pessoa continua jogando a casca de banana na papeleira da sala de trabalho ou na calçada?

 

Então, agir da forma adequada depende do que? Do processo bem definido? Do manual de boas práticas entregue no primeiro dia de trabalho? Das lixeiras bem identificadas e localizadas? Ou de uma mudança de mindset das pessoas?

 

Mas voltando à necessidade de suporte executivo.

 

Muitos de nós, Gerentes de Projetos, Agile Coaches, Scrum Masters ou outra pessoa que assume um papel de Agente de Mudanças, vem enfrentando esse dilema em nossos processos de transformação.

 

E isso é o fator decisivo para seu sucesso ou fracasso, tenha certeza!

 

Muitos, inclusive eu, já me perguntei inúmeras vezes: como convencer esses “caras” que a agilidade é positiva e benéfica para o negócio? Como vender o peixe para essas pessoas?

 

E, lamento informar, que não existe uma receita. Por mais que a gente procure por ela, ela não existe, pois tudo dependerá do contexto.

 

E falar em contexto é, para muitos, desculpa de quem não sabe o que fazer. Mas eu afirmo que na verdade, só realmente quem sabe o que fazer é que se arrisca a entender um contexto e propor algo personalizado. Pode crer!

 

Avaliando experiências com outros bons colegas, identificamos alguns pontos em comum em nossas “estratégias” ou práticas, as quais compartilho adiante.

 

Porém, uma que é infalível, aquela que move montanhas, vou lhes apresentar agora: como sensibilizar a alta gestão e ganhar o apoio pleno dessas pessoas!

 

Veja bem. Gestores e líderes, como quaisquer outras pessoas, apresentam necessidades e fatores motivacionais particulares. Mas existe um ponto nevrálgico na maioria das pessoas que estão nesta posição de liderança, seja em empresas tradicionais ou não, grandes ou pequenas: o EGO!

 

Muitas dessas pessoas, mesmo os grandes líderes, não admitem, mas tem uma necessidade extrema de ser reconhecido; de ser ou parecer melhor que as outras pessoas; de ser o “dono” da ideia ou verdade; de ser o único a “fazer acontecer”. Acredite!

 

Tenho certeza que você já ouviu muito esta frase: “se não sou eu pra fazer as coisas por aqui, ninguém faz nada!”. E aí eu pergunto: qual sua autonomia ou liberdade para fazer? O quanto você consegue realizar?

 

Mas, continuando...

 

Nestes ambientes, você como Agile Coach, Gerente de Projetos ou Agente de Mudanças, como queira chamar, na visão dos egocêntricos, representa uma ameaça. Uma ameaça ao seu poder e posição. Uma ameaça ao seu papel de “liderança”.

 

Você está querendo fazer o que deveria ser uma tarefa deles (inovar, fazer acontecer, fazer diferente!). Você está querendo ser melhor do que eles! Você está dizendo que eles não sabem o que fazer!

 

Dá para compreender?

 

Aí você começa a fazer workshops, dinâmicas, mudar o ambiente, deixa-lo mais colorido, descontraído e confortável, as pessoas começam a gostar mais de você do que do “líder”.

 

A maioria das pessoas no corredor e no café falam bem de você! Até gostam do seu trabalho! Quando você está nas reuniões, tudo parece mais leve e harmonioso, colaborativo.

 

Quando o “líder” chega, tudo fica nublado, escuro e sombrio. Ninguém opina, ficam todos mudos esperando pela "decisão" que virá.

 

Já ouvi uma vez de um "líder" em uma grande empresa: "Se tiverem algo para falar, podem falar, eu escuto. Mas eu sei que não tem outro jeito melhor de fazer que o meu!". Que tal?

 

E aí?! O que precisa ser feito? O que fazer?

 

Nossa dica é: conquiste aliados!

 

Obviamente que você não pode esperar o apoio unânime de todos os gerentes e diretores em prol do seu projeto de transformação. Mas você precisa, e tem meios, de identificar aqueles que podem ficar do seu lado. Pelas mais diversas razões, que são explicadas pelo comportamento humano!

 

E sabe porque algumas pessoas ficarão do seu lado e outras não?

 

As que ficarão são aquelas que acreditam que esse projeto poderá lhes trazer alguma vantagem ou benefício pessoal, quem sabe mais status e poder. Já as que ficarão contra ou neutros, são aquelas que não compreenderam de fato o seu projeto (agilidade no caso), mas, para não demonstrar suas fraquezas e ignorância sobre o assunto, preferem atacá-lo, ou desprezá-lo, dizendo que não serve ou não funciona.

 

Muitos ainda, tem medo ou insegurança, e sabem que não são bons líderes, por isso não se arriscam. Outros até, estão na zona de conforto!

 

Inacreditável, né?

 

Procure aliar-se com as lideranças que "acreditam" no seu projeto. Mesmo que essa crença seja, no fundo, aquela de que "esse projeto pode me render um bom lucro pessoal", ou, "com esse projeto eu me credencio para vice-presidência do grupo!". 

 

Faça-os ser os donos do projeto ou, pelo menos, deixe-os parecer que são!  

 

Dê a eles conhecimento e o suporte necessário, deixe-os apresentar e falar sobre agilidade para os demais na empresa, para seus pares na direção.

 

Isso dará a eles o que eles querem: status, poder, massagem no ego!

 

Eles também passarão a ser “queridos” pelos times. E agora, não só pelos subordinados diretos da sua área. As demais pessoas começarão a vê-lo com bons olhos, ele é um "cara legal", como você, agente de mudanças, e isso vai gerar um certo “ciúme” nos demais líderes, que irão, aos poucos, comprar seu projeto e lhe dar apoio. Tenha certeza!

 

Isso funciona. E sabe porquê? Por que já fizemos isso várias vezes!

 

Seja o coadjuvante. Não entre também na onda de querer ser o centro das atenções!

 

Para quem precisa de um passo a passo, segue:

 

1) Identifique líderes ou gestores que podem ser aliados 

  • Quais líderes ou gestores gostam da filosofia ágil?

  • Quais líderes ou gestores fazem, normalmente, diferente?

  • O que eles esperam de mim?

  • Qual a contrapartida para o apoio?

  • O que eu preciso fazer para apoiá-los

 

2) Invista no preparo desses líderes e gestores (conhecimento ágil)

3) Formule em conjunto uma estratégia de sensibilização e mudança

4) Faça com que eles sejam os embaixadores da mudança

 

Depois disso, faça tudo o que você já vem fazendo normalmente. Mas agora, com o apoio dessas pessoas!!!

 

As 10 Estratégias para “Vender” o Projeto Ágil aos Clientes e Gestores Tradicionais

 

Por que precisamos vender o Agile?

 

Para aqueles que conhecem e amam o Agile, seus benefícios parecem ser óbvios. No entanto, pode ser frustrante quando alguém não vê esses benefícios da mesma forma, obrigando-nos a “vender”, para nossos clientes ou gerentes, esta nova proposta ou filosofia.

 

Como praticantes e defensores do Agile, não podemos esquecer que, a primeira reação de muitos, diante deste modelo pode ser a de que queremos liberdade para acabar com os controles, culminando no caos.

 

Por isso, precisamos considerar de antemão as necessidades de nosso cliente ou gerente, e como podemos convencê-los a apoiar e adotar um processo melhor e mais flexível.

 

Compilando vários artigos, palestras, livros, experiências próprias e de colegas, consegui elaborar 10 estratégias que lhe ajudarão a “vender” um projeto ágil para clientes e gestores tradicionais.

 

Espero que essas 10 sugestões, sejam capazes de lhe dar maiores subsídios e insights suficientes para convencer seus clientes ou gerentes de que o Agile é o caminho a percorrer, quebrando pré-conceitos e crenças limitantes e comprovando que as primeiras impressões destes, não são precisas.

 

1. Negocie a aceitação pelo Sprint

 

Mostrar algum “sucesso” para conseguir apoio para a adoção do Agile pode ser uma boa estratégia.

 

Considere dar ao seu cliente ou gerente uma opção. Peça-lhes que lhe deem um ou dois sprints para aplicar o Agile, e se eles não gostarem, você voltará às velhas práticas e maneiras de fazer as coisas.

 

Nesta situação, tome cuidado em selecionar tarefas para os sprints experimentais que possam ser realizadas com sucesso, mostrando ao seu cliente ou gerente o valor da entrega incremental do Agile.

 

Você também deve encorajá-los a desempenhar um papel nas reuniões diárias para que vejam e sintam, na prática, os benefícios da comunicação e colaboração dos times.

 

2. Apresente Estudos de Caso

 

Faça alguma pesquisa sobre empresas semelhantes à sua. Apresente quais metodologias elas estão usando. Pesquisando na internet, você conseguirá encontrar facilmente casos de sucesso na adoção do Agile. Apresente-os ao seu cliente, gerentes ou ambos.

 

3. Apresente Depoimento de Clientes

 

Para consultores, certifique-se de voltar aos seus clientes após um projeto e entrevistá-los. Pergunte-lhes como seu processo funcionou ou melhorou. Reúna algumas citações que você pode usar para fundamentar futuras propostas ou discussões.

 

4. Conquiste Aliados

 

Uma abordagem bastante indicada, é encontrar um aliado. Um campeão! Alguém que faça a venda por você. Ou, pelo menos, lhe ajude a fazer a venda.

 

Quanto mais pessoas chave, da empresa e do cliente, falarem sobre o que acham e o que esperam e querem do Agile, melhor. Isso aumenta seu poder de persuasão e de convencimento.

 

Essa estratégia envolve, basicamente, identificar uma parte interessada no projeto, que esteja mais necessitada dos benefícios do Agile e solicitar seu apoio para ajudá-lo a vender a ideia, definindo a quatro mãos a melhor abordagem.

 

 

5. Use as Métricas como evidências

 

Muitos clientes e gestores tradicionais gostam dos métodos atuais porque os mesmos fornecem métricas que podem ser visualizadas e analisadas. Eles nem sempre entendem imediatamente como podem medir um projeto usando metodologia ágil, sem muitos documentos.

 

Mas o Agile tem suas próprias métricas, e talvez, você possa usá-las como meio de influenciar seu cliente ou gestor. Considere apresentar informações sobre velocidade, pontos concluídos versus planejados, pontos concluídos versus backlog, coberturas de testes, sucesso de testes, valor entregue ao cliente, dentre outros.

 

E não esqueça de mostrar os benefícios do gráfico de Burndown, se estiver usando Scrum, e enfatizar como isso dará ao cliente e ao gestor uma visão em tempo real da saúde de um sprint, sem sobrecarregar os desenvolvedores com muitos relatórios.

 

6. Demonstre como o Agile combate as falhas comuns de Projetos de TI

 

Segundo estudos, os três principais erros clássicos em projetos de TI são: erros de estimativa e cronograma; gerenciamento ineficaz das partes envolvidas; gerenciamento de risco insuficientes.

 

O Agile, com sua proposta de transparência, inspeção, adaptação e já ajuda e resolver esses erros clássicos.

 

Levante dados e apresente os motivos pelos quais os projetos falham em sua organização e demonstre ou sugira formas pelas quais o Agile evitaria esses problemas.

 

7. Desenvolva e apresente Casos de Estudo

 

Apresente como o Agile funcionaria em áreas nas quais o seu cliente ou gestor já está familiarizado (RH, marketing, vendas, dentre outros). Tente apontar semelhanças e diferenças, vantagens e desvantagens.

 

8. Ouça as Pessoas e Compreenda suas necessidades

 

Em vez de entrar na reunião e iniciar a apresentação de seus belos slides, discursando sobre o motivo pelo qual o Agile é a melhor metodologia de desenvolvimento, reserve um tempo para ouvir seu cliente e gestor primeiro.

 

Questione a eles como seus projetos estão indo, que desafios eles enfrentam, o que eles acreditam que poderiam ou deveriam melhorar, e tome nota sobre seus problemas comuns. Depois, sugira como o Agile abordará ou resolverá essas questões.

 

A estratégia chave aqui é passar o maior tempo ouvindo e só depois falar dos benefícios do Agile. Isso garantirá ao público que você ouviu as preocupações deles e que está tentando apresentar a melhor solução para seus problemas. Isso pode ser muito mais eficaz do que enfiar “goela” abaixo a metodologia.

 

9. Promova um Workshop de Sensibilização

 

Realize um workshop de sensibilização, no qual você possa desenvolver de forma simulada o mesmo projeto da maneira tradicional e depois da maneira ágil. Envolva pessoas chave de todos os times. Desde diretores, gerentes e líderes, até desenvolvedores, analistas de negócio e testes. Eu chego a levar pessoas do comercial, recursos humanos e, se possível, a moça do café.

 

Todos precisam “viver” na prática os dois mundos e sentir na pele as diferenças.

 

Aqui, é indicado, a busca de profissionais especializados. Pois, por experiência própria, “santo de casa” não faz milagre.

 

10. Promova a Implantação gradativa

 

Pense em na possibilidade de introduzir o Agile de forma incremental, aos poucos. Iniciando pelo uso das nomenclaturas, artefatos mais simples e realização das cerimônias mais fundamentais. Comece usando um conjunto limitado de práticas, e gradualmente acrescente mais. Isso facilita o entendimento e não gera mudanças drásticas. Mas, não esqueça, de envolver todos na sensibilização. A agilidade é para todos, e não para silos ágeis!

 

Um grande abraço e bora disseminar a agilidade!

 

Andy Barbosa

 

 

 

 

 

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